Okruh povinně zveřejňovaných informací na webech povinných subjektů není až tak jednoduchá záležitost, jak se někdy webmasteři nebo redaktoři webů domnívají.

A. Je několik skupin takových povinných informací:

1) informace povinně zveřejňované podle zákona o svobodě informací č. 106/99 Sb.:

a) podle § 5 odst. 1 a 2. K této skupině informací vydalo Ministerstvo informatiky Vyhlášku, která stanovuje strukturu a obsah těchto informací. V zásadě jde o obdobu dříve dobře známého Standardu ISVS, je však rozšířen o informace dle nového odst. 2, tj. o povinné zveřejnění všech právních předpisů (například vyhlášky a nařízení v plném znění) a seznam hlavních dokumentů. Ten představuje jednoduchou metainformaci, tedy informaci o tom, jaké nejdůležitější dokumenty o činnosti úřadu po něm občané mohou žádat. Bude to například rozpočet či strategický plán rozvoje.

Pasáž povinně zveřejňovaných návodů k řešení životních situací je také podrobně upravena a rozvedena uvedenou vyhláškou. Lze využívat odkaz na webové stránky Portálu veřejné správy a Ministerstva vnitra, kde tyto popisy jsou již zpracovány.

Součástí této skupiny je také Výroční zpráva o poskytování informací. V ní je třeba nově uvádět také všechny výdaje na vedené soudní spory o poskytování informací, a to nejen na externí právní zastoupení anebo v případě prohry náklady prostistrany, ale také náklady na vlastní zaměstnance, kteří se vedení sporu věnovali.

b)  podle § 5 odst. 3 musejí povinné subjekty na svém webu zveřejňovat informace, které poskytly individuálním žadatelům na jejich žádost, a to do 15 dnů od jejich poskytnutí žadateli. Je třeba zveřejnit také znění žádosti o informace, avšak bez uvedení osobních údajů (tj. např. bez data narození, přesné adresy, telefonu či e-mailové adresy).

c) podle § 5 odst. 5 jsou povinné subjekty povinny zveřejnit na svém webu celý veřejně přístupný obsah všech rejstříků, registrů, evidencí a seznamů, které vedou a které jsou podle zákona veřejně přístupné. Půjde tedy obvykle (u obcí a krajů) o živnostenský rejstřík, rejstřík honebních společenstev¹. Může jít i o další registry či evidence, které splňují podmínku, že jsou podle zákona veřejně přístupné.

Poznámka: do 1.9.2012 byly veřejnými rejstříky též místní programy snižování emisí podle § 6 odst. 6 zákona o ochraně ovzduší (č. 86/2002 Sb.) , které vedly kraje a některé obce. Zrušeny byly 1.9.2012 nabytím účinnosti nového zákona o ovzduší č. 201/2012 Sb.

Přitom je samozřejmě možné vyřešit například zveřejnění živnostenského rejstříku odkazem na Centrální registr živnostenského podnikání s poučením, že informace odpovídající dané obci lze získat zadáním obce do vyhledávání. Naopak rejstřík honebních společenstev za danou obec nikdo nezveřejní, a přitom jde o závažný zásah do vlastnických práv, je tedy nutné tuto snadnou povinnost poctivě naplnit.

2) informace povinně zveřejňované podle dalších zákonů:

a) podle zákona o ochraně osobních údajů musejí povinné subjekty zveřejnit informace o tom, jaká zpracování osobních údajů provádějí (typ, okruh údajů, okruh příjemců, okruh osob o nichž se údaje zpracovávají ad.). U některých zpracování, která nevyplývají ze zákonného zmocnění (např. evidence badatelů místního muzea), však tato zpracování musejí oznámit a registrovat přímo u Úřadu pro ochranu osobních údaju, kde budou zveřejněna v Centrálním registru zpracování osobních údajů.

b) podle stavebního zákona (§ 165 odst. 2) musí pořizovatel (zpravidla obec či kraj) zveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup údaje o vydaném územním plánu, regulačním plánu a místech, kde je možné do této územně plánovací dokumentace a do její dokladové dokumentace nahlížet. Pořizovatel rovněž zveřejňuje způsobem umožňujícím dálkový přístup zastupitelstvem obce schválenou zprávu o uplatňování územního plánu.

c) podle zákona o ovzduší č. 201/2012 Sb. aktivně zpřístupňovat veřejnosti informace o podaných žádostech o závazná stanoviska. (Od 1.9.2012 nabytím účinnosti nového byla nově uložena tato povinnost orgánům ochrany ovzduší, kterým jsou též některé úřady obcí a městských částí.) 

d) podle dalších zákonů, které mohou existovat, být nově přijímány, a které ukládají různým typům poviných subjektů v souvislosti s různými agendami povinnost některé informace zveřejnit na webu. Úplný přehled takových úprav (pokud víme) není zatím k disposici.

poznámka: Do 31.12.2006 měly všechny úřady veřejné správy také povinnost podle zákona o informačních systémech veřejné správy (č. 365/2000 Sb.,  § 5, odst. 2, písm. h) na svém webu zveřejnit informace o svém informačním systému.

B. Obecné doporučení

Aby bylo jasné, zda některé položky vůbec v dané obci přicházejí v úvahu, je správné zavést na příslušné stránce webu všechny povinné položky, i když v nich nebude (zatím) nic uvedeno. Nevystavíte se pak pochybnosti, zda chybějící položka znamená vaši nepozornost a nesplnění povinnosti, anebo jen to, že zatím na ni v životě obce nedošlo. Například i když zatím žádné žádosti o informace vůbec nebyly vyřizovány, je správné rubriku "informace poskytnuté na žádost" zavést. Uvede se v ní pak například, že obec dosud žádost o poskytnutí informace neobdržela. Podobné to bude u nákladů na soudní spory, u honitebních společenstev, pokud v obci nejsou,  a dalších takových položek.

C. Možnost dalšího využítí zveřejněných informací

Je nutno zmínit také povinnost, aby jakékoliv informace, které má úřad k disposici v elektronicky použitelné (např. textové) podobě, byly zveřejněny na webu způsobem, který umožňuje jejich další zpracování uživatelem. Zakázáno tedy je zveřejnit dokumenty v takové podobě formátu pdf, která neumožňuje další kopírování textu (zamčený text), anebo zveřejnit textové dokumenty ve formátu jpg jako obrázek. To neplatí, pokud dokument není a nikdy nebyl k disposici jako text (například staré zápisy, k nimž není elektronická podoba).

D. Spisová služba

Pokud byl jakýkoliv dokument k disposici (v papírové či elektronické podobě), vztahovala se na něj pravidla archivního zákona, spisové služby a skartačního řádu. Nikdo nebyl oprávněn je mimo tato pravidla zničit (vymazat). Pokud k tomu v rozporu se spisovým a skartačním řádem došlo, je povinností úřadu je obnovit z dostupných podkladů. Proto je nepřípusté, aby například elektronický záznam o jmenovitém hlasování zastupitelstva, který po určitou dobu je v elektronickém hlasovacím systému (byť dodávaném pro jednání zastupitelstva externím dodavatelem), byl po několika dnech vymazán. Jde o stejný dokument, jako je samotný zápis jednání, a jeho neoprávněné vymazání představuje vážný prohřešek proti spisové službě.

------------------------------------

Poznámka:

^{1) Zákon č. 449/2001 Sb. o myslivosti, § 28 Rejstřík honebních společenstev.}

(1) Rejstřík honebních společenstev vedený orgánem státní správy myslivosti je veřejný seznam, do kterého se zapisují nebo vyznačují zákonem stanovené údaje týkající se honebních společenstev. Jeho součástí je sbírka listin obsahující stanovy.

(2) Rejstřík honebních společenstev je každému přístupný. Každý má právo do něj nahlížet, pořizovat si na své náklady kopie a výpisy. Na požádání vydá orgán státní správy myslivosti úřední potvrzení o zápisu nebo o tom, že zápis není proveden.